Informativa in materia di protezione dei dati personali B2B
Versione dell'8 ottobre 2021
Con la presente, Cassina S.p.a. in qualità di titolare del trattamento,
desidera informare i propri clienti B2B, dealer, rivenditori, e le altre
controparti contrattuali del Titolare, nell'ambito di un diverso rapporto
commerciale, circa le modalità di trattamento dei loro dati personali, in
conformità con il D.Lgs. n. 196/2003, come successivamente modificato e
integrato, e con il Regolamento europeo in materia di protezione dei dati
personali n. 679/2016 (di seguito, "Regolamento Europeo").
1.
Titolare e responsabile della protezione dei dati
Cassina S.p.A. a socio unico ("Cassina" o " Titolare"), società soggetta ad attività di direzione e
coordinamento da parte di Haworth Italy Holding S.r.l. P. IVA n.
05079060017 con sede legale in Via Busnelli, n. 1, 20821 Meda (MB), che può
essere contattata al seguente indirizzo email
[email protected], è il titolare del trattamento in relazione
al trattamento dei dati personali descritto nella presente informativa.
Come descritto nella presente informativa, il Titolare raccoglierà e
tratterà i dati personali attraverso un innovativo sistema di gestione
delle relazioni con la clientela "CRM". La raccolta potrà avvenire
direttamente dall'Interessato - laddove la controparte contrattuale del
Titolare sia una persona fisica o ditta individuale - o dall'azienda/ente a
cui l'Interessato afferisce in occasione dell'iscrizione ad eventi, alla
piattaforma digitale interattiva di Cassina o nel corso di eventi, fiere,
riunioni di lavoro e nella fase di negoziazione e/o conclusione e/o
esecuzione e/o cessazione del contratto instaurato con il Titolare. I dati
raccolti confluiranno nella banca dati centrale di Cassina che li tratterà,
in qualità di titolare autonomo, per finalità di marketing (come più avanti
descritto), sia per le attività poste in essere in Italia che per le
attività realizzate all’estero. I dati potranno essere raccolti anche dalle
società collegate e/o controllate e dai rivenditori o partner commerciali
di Cassina che operano in Italia e all’estero e in tal caso saranno
designati dal Titolare quali responsabili del trattamento.
Con riferimento invece alla sola gestione delle attività di vendita e di
post vendita presso alcuni dei nostri showroom le società elencate in calce
alla presente informativa raccoglieranno e tratteranno i Dati in qualità di
autonomi titolari, secondo quanto indicato nella presente informativa, per
quanto applicabile.
Il Titolare ha provveduto alla designazione di un responsabile della
protezione dei dati ("DPO"), che può essere contattato ai
riferimenti indicati al paragrafo 11 della presente informativa.
2.
A chi si applica l'Informativa?
La presente informativa sul trattamento dei dati personali si applica al
trattamento, da parte del Titolare, dei dati personali di:
a) Clienti B2B, dealer, rivenditori ed altre controparti contrattuali del
Titolare, nel caso si tratti di persone fisiche o ditte individuali; e
b) legali rappresentanti, soci (persone fisiche), amministratori,
procuratori, membri del collegio sindacale, componenti dell'organismo di
vigilanza, direttori tecnici, altri soggetti muniti di poteri di
rappresentanza e/o direzione e/o controllo che siano persone fisiche,
nonché dipendenti e collaboratori di clienti B2B, dealer, rivenditori, ed
altre controparti contrattuali;
(di seguito congiuntamente definiti gli "Interessati").
3.
Quali Dati sono trattati?
Il Titolare raccoglie i dati personali relativi all'Interessato
direttamente da quest'ultimo - laddove la controparte contrattuale del
Titolare sia una persona fisica o ditta individuale - o dall'azienda/ente a
cui l'Interessato afferisce, per l'iscrizione all'evento cui l'Interessato
intende partecipare, per l'iscrizione alla piattaforma digitale interattiva
di Cassina o nel corso di eventi, fiere, riunioni di lavoro e nella fase di
negoziazione e/o conclusione e/o esecuzione e/o cessazione del contratto
instaurato con il Titolare. Inoltre, il Titolare potrebbe raccogliere i
dati personali relativi all'Interessato da elenchi, registri e altre fonti
pubblicamente accessibili - quali, ad esempio, i dati riportati sulla
visura camerale della società cui l'Interessato afferisce - nonché da
banche dati di soggetti che offrono informazioni sull'affidabilità
commerciale di imprenditori e manager.
A seconda delle finalità e del momento della raccolta, il Titolare tratta
le seguenti tipologie di dati personali relativi all'Interessato:
a) i dati anagrafici, i dati di contatto, documento d'identità e il ruolo
ricoperto presso l'azienda/ente cui l'Interessato afferisce;
b) la denominazione sociale, l'indirizzo della sede principale e di
eventuali sedi secondarie, il numero di Partita Iva e/o il codice fiscale,
gli estremi del conto o dei conti correnti bancari dell'Interessato, nel
caso in cui questi sia una persona fisica o una ditta individuale;
c) dati relativi all'affidabilità economico-finanziaria dell'Interessato -
in caso di ditta individuale o di società unipersonale - raccolti tramite
l'utilizzo di banche dati di soggetti che offrono informazioni
sull'affidabilità commerciale di imprenditori e manager e che hanno aderito
al Codice di condotta per il trattamento dei dati personali in materia di
informazioni commerciali approvato dal Garante per il trattamento dei dati
personali. Per maggiori informazioni, anche sulle categorie dei dati
raccolti tramite l'utilizzo di tali banche dati, l'Interessato può
consultare l'informativa privacy dei soggetti che offrono le informazioni
in questione, consultabile sul sito Internet
www.informativaprivacyancic.it;
d) ulteriori dati personali relativi all'Interessato che dovessero essere
raccolti dal Titolare nel corso della fase di negoziazione e/o conclusione
e/o esecuzione e/o cessazione del contratto instaurato con il Titolare;
(di seguito congiuntamente i "Dati").
Si raccomanda agli Interessati di non fornire al Titolare Dati che non
siano necessari per il perseguimento delle finalità di cui alla presente
informativa sul trattamento dei dati personali.
4.
Per quali finalità sono trattati i Dati?
Il Titolare tratta i Dati degli Interessati per:
a) svolgere le trattative e dare esecuzione al contratto di cui sia parte
l'Interessato nel corso di un acquisto online o presso lo showroom, per
l'iscrizione ad uno degli eventi organizzati dal Titolare o per la
registrazione alla piattaforma digitale interattiva del Titolare (di
seguito "Finalità Contrattuali");
b) adempiere agli obblighi derivanti dalla normativa applicabile, ivi
compresa la normativa fiscale (di seguito " Finalità di Legge"); e
c) qualora la controparte contrattuale del Titolare sia una società,
perseguire il legittimo interesse del Titolare a svolgere le trattative e
dare esecuzione al contratto di cui sia parte l'azienda/ente cui lo stesso
Interessato afferisce;
d) perseguire il legittimo interesse del Titolare a verificare la sicurezza
e l’affidabilità commerciale e finanziaria dei propri clienti B2B, dealer,
rivenditori, e altre controparti contrattuali, prevenire frodi, garantire
la solidità della gestione e la corretta esecuzione di rapporti commerciali
tra il Titolare ed i propri clienti B2B, dealer, rivenditori, e altre
controparti contrattuali,
e) far valere e difendere i propri diritti, anche nell'ambito di procedure
di recupero crediti, nei confronti dell'Interessato o di terzi in un
eventuale contenzioso;
f) svolgere attività funzionali a cessioni di azienda e di ramo d'azienda,
acquisizioni, fusioni, scissioni o altre trasformazioni e per l'esecuzione
di tali operazioni;
g) inviare ai potenziali acquirenti professionali dei prodotti e servizi
del Titolare comunicazioni di natura commerciale, su collezioni,
esposizioni ed eventi relativi al Titolare. Effettueremo queste
comunicazioni periodicamente indicativamente non più di 2 volte al mese o
in occasione di particolari iniziative (es. Salone del Mobile) tramite
e-mail agli indirizzi degli Interessati di volta in volta indicati
nell'ambito della relazione contrattuale tra il Titolare e l'azienda/ente a
cui l'Interessato afferisce;
h) comunicare ad altre società del gruppo di cui fa parte il Titolare le
informazioni di contatto dei potenziali acquirenti professionali dei
prodotti e servizi delle medesime società del gruppo del Titolare affinché
le stesse possano mandarle informazioni di natura commerciale, su
collezioni, esposizioni ed eventi, anche tramite newsletter, in relazione
ai propri prodotti e servizi (le società del gruppo sono: Poltrona Frau,
Cappellini, Cassina, Ceccotti, DZine, Karakter, Janus et Cie, Luminaire,
Luxury Living Group. L'elenco aggiornato delle società del gruppo può
essere richiesto al Titolare inviando un'email all'indirizzo di cui al
successivo paragrafo 11). Le società del gruppo effettueranno queste
comunicazioni periodicamente indicativamente non più di 1 volta al mese o
in occasione di particolari iniziative (es. Salone del Mobile) tramite
e-mail agli indirizzi degli Interessati di volta in volta indicati
nell'ambito della relazione contrattuale tra il Titolare e l'azienda/ente a
cui l'Interessato afferisce. Inoltre, al fine di contenere tali
comunicazioni a quanto strettamente necessario, l'Interessato riceverà
email soltanto previa valutazione dell'opportunità commerciale da parte del
della società del gruppo che ha registrato il contatto. Tale valutazione
sarà basata su due criteri:
(i) la tipologia di clientela cui appartiene l'Interessato (pertanto, ad
esempio, le comunicazioni promozionali non saranno inviate ai fornitori di
Cassina, che, in virtù del rapporto commerciale in essere o per cui sono in
corso trattative con quest'ultima, si ritiene non abbiano interesse ad
acquistare i prodotti o partecipare agli eventi del Titolare, mentre
saranno sempre dirette ai professionisti potenziali acquirenti dei prodotti
o servizi delle società del gruppo di cui fa parte il Titolare, di modo che
questi siano portati a conoscenza di tutte le opportunità commerciali con
le società del Gruppo); e
(ii) il settore di attività dell'Interessato (ad esempio, se per l'attività
dell'Interessato non sono di interesse gli arredi da esterni, non saranno a
questo inviati comunicazioni relative a Janus et Cie).
In questo modo l'invio di comunicazioni non avviene in maniera
indiscriminata e potenzialmente inopportuna, bensì ad immediato vantaggio
sia degli Interessati (i quali ricevono tutte e soltanto le comunicazioni
di loro potenziale interesse) che del Titolare. Ciascun interessato sarà
comunque sempre libero di chiedere direttamente a ciascuna società del
gruppo di ricevere materiale promozionali, in tal caso non essendo più
necessaria la valutazione della società con cui originariamente ha avuto
contatto;
(le finalità di cui alle lettere da c) a h) sono definite congiuntamente le
"Finalità di Legittimo Interesse").
5.
Su quale base vengono trattati i Dati?
Il trattamento dei Dati è necessario con riferimento alle Finalità
Contrattuali e alle Finalità di Legge di cui al paragrafo 4, lettera a) e
b), al fine di consentirle la partecipazione all'evento, registrarsi alla
piattaforma, negoziare, stipulare, dare esecuzione e/o cessare il contratto
fra il Titolare e l'Interessato, nonché al fine di adeguarsi alle
disposizioni della normativa applicabile. Il mancato conferimento dei Dati
per tali finalità determinerà l'impossibilità per il Titolare di
consentirle la partecipazione all'evento, la registrazione alla piattaforma
o l'esecuzione del suddetto contratto.
Il trattamento dei Dati per le Finalità di Legittimo Interesse è effettuato
ai sensi dell'articolo 6, lettera f) del Regolamento Europeo per il
perseguimento del legittimo interesse del Titolare, il quale è equamente
bilanciato con il legittimo interesse degli Interessati, in quanto
l'attività di trattamento dei Dati Personali è (i) limitata a quanto
strettamente necessario per l'esecuzione delle operazioni economiche e
della altre attività indicate alle precedenti lett. da c) a f) ed è (ii)
funzionale al mantenimento delle relazioni commerciali con la clientela
professionale per le attività di cui ai punti g) ed h). Il trattamento per
le Finalità di Legittimo Interesse non è obbligatorio e l'Interessato potrà
opporsi immediatamente o successivamente a ciascun trattamento con le
modalità indicate al paragrafo 11 della presente Informativa, ma qualora
l'Interessato si opponesse a detto trattamento, i suoi dati non potranno
essere utilizzati per le Finalità di Legittimo Interesse. Esemplificando,
nel caso delle attività di cui ai punti g) ed h), l'Interessato potrà
opporsi sia alla comunicazione dei propri dati di contatto alle altre
società del Gruppo ma anche in generale a ricevere qualsiasi comunicazione
di natura promozionale da parte del Titolare, senza che questo pregiudichi
in alcun modo la relazione contrattuale con il Titolare.
6.
Come vengono trattati i Dati?
In relazione alle sopra indicate finalità, i Dati verranno trattati sia
attraverso l'ausilio di strumenti informatici o comunque automatizzati, sia
su supporto cartaceo, e saranno protetti attraverso misure idonee a
garantire la riservatezza e la sicurezza dei dati personali. In
particolare, il Titolare adotta misure organizzative e tecniche appropriate
per proteggere i Dati in suo possesso contro la perdita, il furto, nonché
l'uso, la divulgazione o la modifica non autorizzata dei Dati.
7.
A chi vengono comunicati i Dati?
Per le finalità di cui al paragrafo 4, il Titolare può comunicare - in
tutto o in parte - i Dati degli Interessati alle seguenti categorie di
soggetti:
a) lavoratori del Titolare o dei soggetti di seguito indicati, quali
incaricati del trattamento, nell'ambito delle rispettive mansioni e nei
limiti stabiliti dalla legge;
b) fornitori di servizi strumentali o di supporto a quelli svolti dal
Titolare e quindi, in via esemplificativa ma non esaustiva, consulenti
legali, amministrativi e fiscali, istituti bancari per la gestione
d’incassi e pagamenti derivanti dall’esecuzione del contratto fra il
Titolare e l'Interessato o l'azienda/ente cui questi afferisce, società di
auditing, società incaricate della gestione degli eventi, società
incaricate di inviare le newsletter di marketing, fornitori di servizi
tecnologici, in qualità di autonomi titolari o responsabili del
trattamento;
c) subfornitori e/o subappaltatori impegnati in attività connesse
all'esecuzione del contratto fra il Titolare e l'Interessato o
l'azienda/ente cui questi afferisce, in qualità di responsabili esterni del
trattamento;
d) altre società appartenenti al gruppo di cui il Titolare è parte, situate
in Italia e all'estero, quali titolari del trattamento per le proprie
finalità di marketing;
e) rivenditori o partner commerciali del Titolare o società del gruppo di
cui fa parte il Titolare che svolgano servizi per conto del Titolare,
compresa la raccolta dei dati da inserire nel sistema di gestione delle
relazioni con la clientela "CRM". Tali soggetti agiranno in qualità di
responsabili del trattamento;
f) enti pubblici e/o autorità giudiziarie e/o di controllo il cui diritto
di accesso ai dati dell'Interessato sia previsto dalla normativa
applicabile, in qualità di titolari autonomi del trattamento; e
g) soggetti cessionari di azienda o di ramo d'azienda, società risultanti
da possibili fusioni, scissioni o altre trasformazioni del Titolare, quali
autonomi titolari del trattamento.
Taluni dei soggetti sopra elencati potrebbero essere situati in Paesi
esterni all'Unione Europea o allo Spazio Economico Europeo. Nello
specifico, i dati che saranno inseriti nel database CRM, i cui server sono
situati nel territorio dell'Unione Europea, saranno condivisi con i
soggetti che potrebbero essere tuttavia situati sia all'interno che
all'esterno dello SEE, dal momento che il Titolare offre i propri prodotti
e servizi a clienti e partner commerciali in tutti i Paesi in cui è
presente.
In tal caso, la comunicazione dei Dati avverrà conformemente a quanto
indicato al successivo paragrafo.
8.
I Dati sono trasferiti all'estero?
I Dati potrebbero, nel rispetto della disciplina applicabile, essere
trasferiti all'estero anche in Paesi non appartenenti allo Spazio Economico
Europeo e, in particolare nei Paesi in cui hanno sede le società del gruppo
cui il Titolare appartiene nonché gli showroom ed i rivenditori autorizzati
di prodotti e servizi del Titolare e che vi avranno accesso mediante il
sistema CRM; un elenco completo di tali ultimi soggetti è disponibile sul
sito del Titolare, mentre l'elenco completo delle società del gruppo può
essere richiesto al Titolare inviando un'email all'indirizzo di cui al
successivo paragrafo 11. L'eventuale trasferimento dei Dati in Paesi
situati al di fuori dello Spazio Economico Europeo avverrà, in ogni caso,
nel rispetto delle garanzie appropriate e opportune ai fini del
trasferimento stesso, ai sensi degli articoli 44 e ss. del Regolamento
Europeo.
In ogni caso, l'Interessato verrà posto a conoscenza dell'eventuale
trasferimento dei Dati al di fuori dello Spazio Economico Europeo,
attraverso l'aggiornamento della presente informativa, nelle modalità
indicate ai successivi paragrafi.
9.
Per quanto tempo vengono conservati i Dati?
I Dati saranno conservati dal Titolare:
a) Per l'iscrizione all'evento, per la registrazione alla piattaforma
digitale interattiva o in caso di esito positivo delle trattative
contrattuali, per un periodo pari alla durata del contratto stipulato fra
il Titolare e l'Interessato, o l'azienda/ente cui questi afferisce, e per i
10 anni successivi alla sua cessazione;
b) in caso di esito negativo delle trattative contrattuali, i Dati saranno
cancellati al termine della fase di negoziazione;
e salvo in ogni caso che l'ulteriore conservazione dei Dati sia necessaria
al fine di esercitare o difendere un diritto del Titolare nei confronti
dell'Interessato o di terzi in un eventuale contenzioso.
Con riferimento ai dati trattati per finalità di invio di comunicazioni
commerciali, il Titolare tratterà i dati dell'Interessato fino
all'eventuale esercizio del diritto di opposizione e, comunque, non oltre 2
anni dal termine della relazione contrattuale tra il Titolare e
l'azienda/ente cui l'Interessato afferisce.
Alla cessazione del periodo di conservazione i dati saranno cancellati,
anonimizzati o aggregati.
10.
Quali sono i diritti degli Interessati?
Fermo restando la possibilità dell'Interessato di non conferire i propri
Dati, l'Interessato, in ogni momento e gratuitamente, potrà:
a) ottenere conferma dell'esistenza o meno di Dati che lo riguardano;
b) conoscere l'origine dei Dati, le finalità del trattamento e le sue
modalità, nonché la logica applicata al trattamento effettuato mediante
strumenti elettronici;
c) chiedere l'aggiornamento, la rettifica o - se ne ha interesse -
l'integrazione dei Dati che lo riguardano;
d) ottenere la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il
blocco dei Dati eventualmente trattati in violazione della legge, nonché di
opporsi, per motivi legittimi, al trattamento;
e) revocare il proprio consenso, ove precedentemente prestato;
f) chiedere al Titolare la limitazione del trattamento dei Dati che lo
riguarda nel caso in cui (i) l'Interessato contesti l'esattezza dei Dati,
per il periodo necessario al Titolare per verificare l'esattezza di tali
Dati; (ii) il trattamento è illecito e l'Interessato si oppone alla
cancellazione dei Dati e chiede invece che ne sia limitato l'utilizzo;
(iii) benché il Titolare non ne abbia più bisogno ai fini del trattamento,
i Dati sono necessari all'Interessato per l'accertamento, l'esercizio o la
difesa di un diritto in sede giudiziaria o stragiudiziale; (iv)
l'Interessato si è opposto al trattamento ai sensi dell'articolo 21,
paragrafo 1, del Regolamento Europeo in attesa della verifica in merito
all'eventuale prevalenza dei motivi legittimi del Titolare rispetto a
quelli dell'Interessato;
g) opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei suoi Dati per Finalità
di Legittimo Interesse;
h) chiedere la cancellazione dei Dati che lo riguardano senza
ingiustificato ritardo e
i) ottenere la portabilità dei Dati che lo riguardano.
L'Interessato avrà inoltre il diritto di proporre reclamo al Garante per la
Protezione dei Dati Personali ai contatti disponibili sul sito
www.garanteprivacy.it, ove ne sussistano i presupposti.
Le richieste per l'esercizio dei diritti potranno essere inoltrate per
iscritto al Titolare, che può essere contattato al seguente indirizzo email
[email protected]
11.
DPO
Il Titolare ha nominato un DPO che è responsabile della compliance da parte
del Titolare degli adempimenti richiesti dalla normativa sulla protezione
dei dati personali.
L'Interessato potrà contattare il DPO in modo sicuro e riservato, in
qualsiasi momento, qualora abbia domande generali sul trattamento dei suoi
dati personali, o per qualsiasi questione relativa alla protezione dei
dati. L’indirizzo email del Data Protection Officer è:
[email protected]
.
12.
Modifiche e aggiornamenti
La presente informativa è valida sin dalla data di efficacia. Il Titolare
potrebbe tuttavia apportare modifiche e/o integrazioni a detta informativa,
anche quale conseguenza di eventuali successive modifiche e/o integrazioni
normative.
TITOLARI AUTONOMI DEL TRATTAMENTO PER LA GESTIONE DELLE VENDITE PRESSO GLI SHOWROOM |
|
REGNO UNITO |
Ragione Sociale: Poltrona Frau UK Ltd. P.IVA : GB 766218904 con sede legale in: 150 St. John Street - London EC1V 4UD E-mail: [email protected] |
FRANCIA |
Ragione Sociale: Cassina France Sarl P.IVA: FR69301857132 con sede legale in : 236, Boulevard Saint Germain - 75007 Paris E-mail: [email protected] |
SPAGNA |
Ragione Sociale: TWENTY TWENTY P.F.G. DESIGN SL P.IVA : ESB87545745 con sede legale in: CALLE LAGASCA 28 - 28001 MADRID E-mail: [email protected] |
USA |
Ragione Sociale: Poltrona Frau Group North America, Inc. P.IVA: non esistente Con sede legale in: 151 Wooster Street, 2nd floor - New York NY 10012 E-mail: [email protected] |